Definición de documentos

Para definir documentos, asigne un código a los documentos, especifique la información de revisión de seguimiento e identifique la ubicación del documento.

Nota: Cuando configure los archivos de documento electrónico, consulte a su administrador del sistema antes de definir los documentos para determinar si los directorios ya han sido configurados.
  1. Seleccione Administración > Configuración > Documentos.
  2. Haga clic en Nuevo registro.
  3. Especifique esta información:
    Organización
    Especifique la organización a la que pertenece el documento si utiliza una seguridad de organización múltiple.
    Documento
    Especifique un código único que identifique el documento y, a continuación, una descripción del documento en el campo adyacente.
    Número de revisión
    Especifique el número de revisión del documento, por ejemplo, si ha actualizado el documento desde su introducción en el sistema, escriba 1.
    Código original
    Especifique el código original del documento.
    Ubicación del archivo
    Especifique la ubicación del archivo.
    Tipo de archivo
    Especifique el tipo de archivo, como documento de texto (.DOC), hoja de cálculo (.XLS), etc.
    Tipo de documento de IDM
    Especifique el tipo de documento si lo carga desde el sistema Infor Document Management.
    Fecha de entrada en vigor
    Especifique la fecha en la que el documento estará disponible en el sistema para los usuarios de esta organización.
    Fecha de vencimiento
    Especifique la fecha en la que el documento dejará de estar disponible para los usuarios del sistema.
    Título
    Especifique el título del documento.
    Clase
    Especifique la clase del documento.
    Fecha de la revisión
    Indique la fecha de la última revisión del documento.
    Páginas
    Especifique la cantidad de páginas que tiene el documento.
    Ruta del archivo
    Especifique la ruta del archivo del documento, como la dirección URL (www.infor.net), el nombre del archivo (infor.doc), etc.
  4. O bien, seleccione la casilla de verificación Fuera de servicio para evitar que el documento aparezca en resultados de búsquedas en el sistema.
  5. Haga clic en Guardar registro.
    Nota: Haga clic en Cargar documento para cargar un registro de documento existente en el servidor. Debe existir un registro de documento previamente y no puede tener cambios sin guardar para cargarlo desde el formulario Documentos. Después de cargar un documento, el sistema completa automáticamente el Tipo de archivo con Documento cargado y la Ruta del archivo con el nombre del archivo.